In einschlägigen Foren, sozialen Medien etc. begegnen uns immer wieder Coaches oder Berater:innen, die „effektives Stressmanagement“ so versprechen, dass hier schon wieder so viele To-dos winken, dass es mir Stress verursacht.
Ich bin ein Fan von kleinen Dingen, die wir leicht in den Alltag integrieren können und die uns das Leben leichter machen, ohne dass wir das Gefühl haben, wir müssten von null auf hundert alles ändern und anders machen.
Gerade als Führungskraft stehst du oft vor einer Vielzahl von Aufgaben und Verpflichtungen, die dich manchmal überwältigen können. Du verspürst Stress, wenn du versuchst, alles gleichzeitig zu erledigen und merkst, dass dir zu wenig Ressourcen dafür zur Verfügung stehen.
Ich bin neulich über das Touch-it-Once-Prinzip gestolpert – eine „Optimierung light“ mit vielleicht großer Wirkung? 😉
Optimierung light: Das Touch-it-once-Prinzip
Das Touch-it-Once-Prinzip, auch als One-Touch-Regel bekannt, stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Produktivität. Es wurde entwickelt, um die Effizienz und Effektivität bei der Erledigung von Aufgaben zu verbessern. Obwohl es nicht genau bekannt ist, wer dieses Prinzip ursprünglich formuliert hat, wird es häufig mit dem Buch „Bit Literacy“ des Autors Mark Hurst aus dem Jahr 2007 in Verbindung gebracht.
Nun kommen die Begriffe Zeitmanagement, Produktivität, Effektivität schon ein bisschen arg technisch daher und eigentlich mag ich sie alle nicht besonders. Ich finde, sie passen viel besser zu Maschinen als zu Menschen.
Dennoch bin ich überzeugt, dass dich das Touch-it-Once-Prinzip entlasten kann!
Das steckt dahinter
Es besagt, dass wir eine Aufgabe, sobald sie uns begegnet, direkt angehen und sie nicht unnötig aufschieben oder mehrmals bearbeiten sollten. Dieser Ansatz zielt darauf ab, Zeit und Energie zu sparen, indem wir uns auf eine zeitnahe und konzentrierte Erledigung unserer Aufgaben konzentrieren.
Warum ist das Touch-it-Once-Prinzip auch insbesondere für Führungskräfte interessant?
Als Führungskraft hast du einen vollen Terminkalender und viele verschiedene Aufgaben zu erledigen. Mit dem Touch-it-Once-Prinzip kannst du Stress reduzieren, denn du fängst nicht gleichzeitig verschiedene Aufgaben an, legst sie wieder beiseite, um sie dann immer noch im Kopf zu haben und an einer anderen Stelle wieder zu beginnen. Und zwar von vorn.
Dies verursacht Stress! Und du hast im Grunde doppelte Arbeit.
Wie kannst du das Touch-it-Once-Prinzip anwenden?
Wie der Name schon sagt, berührst du jede Sache nur einmal. Das heißt konkret, wenn du z.B. eine E-Mail öffnest, bist du dir vorher schon bewusst, dass du auch Zeit und den Willen zur Beantwortung hast und sie nicht noch einmal beiseite schiebst oder gleichzeitig noch Nachrichten auf dem Smartphone liest.
Dies erfordert ein bisschen gedankliche Vorarbeit:
- Bist du jetzt genau bereit, um E-Mails zu beantworten?
- Wie viel Zeit steht dir genau jetzt gerade zur Verfügung?
- Wenn du z.B. einen anderen Termin im Nacken hast, kann es sinnvoller sein, eventuell zuerst eine Routine-Tätigkeit auszuführen, die zeitlich leichter planbar ist.
Das kann außerdem hilfreich sein:
- Priorisierung: Mache dir eine Prioritätenliste. Identifiziere die dringendsten Aufgaben und erledige sie zuerst.
- Konzentration: Wenn du eine Aufgabe beginnst, bleibe fokussiert und lasse dich nicht ablenken.
- Delegieren: Wenn möglich, überlege, ob du Aufgaben an Kolleg:innen delegieren kannst, um deine Arbeitsbelastung zu reduzieren.
- Multitasking vermeiden: Konzentriere dich auf eine Aufgabe und beende sie, bevor du zur nächsten übergehst.
Übrigens:
Multitasking ist ein Mythos! Unser Bewusstsein hat zu jedem Zeitpunkt immer nur einen Inhalt. Niemand kann zwei komplexe Aufgaben gleichzeitig erledigen. Wenn wir Dinge Schritt für Schritt angehen, wird das Ergebnis besser und wir brauchen weniger Zeit als beim Versuch, wirklich alles gleichzeitig zu machen. Wir können ja auch nicht an zwei Orten gleichzeitig sein. Noch nicht 😉
Vorteile des Touch-it-Once-Prinzips
Das Prinzip hat gleich mehrere Vorteile:
- Stress reduzieren: Indem wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren und sie direkt erledigen, reduzieren wir den Stress, der durch aufgestaute Arbeit entstehen kann.
- Zeit sparen: Durch das Touch-it-Once-Prinzip sparen wir wertvolle Zeit, die wir sonst für das Wiederholen von Aufgaben verwenden würden.
- Mehr erledigt bekommen: Indem wir uns auf eine Aufgabe fokussieren und sie gründlich bearbeiten, erledigen wir mehr in kürzerer Zeit.
Das Touch-it-Once-Prinzip kann also helfen, Stress abzubauen und gleichzeitig zufriedener zu werden, da wir Dinge wirklich abhaken können. Indem wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren und sie direkt erledigen, reduzieren wir die Last der unerledigten Arbeit und gewinnen mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.
P.S.: Musikhören beim Spazierengehen fällt nicht unter Multitasking und ich empfehle es sogar ganz explizit zum Entspannen und Abschalten 😉
Herzlich,
Kristin Frank
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